Planifique su paso a la factura electrónica y anticípese a la fecha que ordena Hacienda

En la Clínica Grunhaus Dental se empezó a usar la solución de factura electrónica de la firma Fygaro hace unas semanas, como parte del proceso de preparación para este lunes 15 de enero, la fecha señalada por el Ministerio de Hacienda en la cual el sector de salud debe empezar a emitir obligatoriamente este documento digital a sus clientes.

El paso fue sin complicaciones. El sistema facilita la entrega de la factura al paciente (impresa o a su correo electrónico) y deja una copia, hace anotaciones contables, almacena la información por el tiempo de ley, ayuda con el control de los pagos pendientes de los clientes, permite cambiar de proveedor si más adelante se desea, es sencillo y es económico, pues la mensualidad es inferior a los $10. “Es fácil de inscribirse en línea”, dijo Ilan Grunhaus.

Hilda Gutreiman, propietaria del centro de fisioterapia Kine, también empezó a utilizar el sistema de factura electrónica el 2 de enero y destaca la facilidad, sencillez y rapidez de la solución. “Lo estoy probando”, dijo Gutreiman.

No todos los profesionales y clínicas del sector salud se prepararon de la misma forma. Eso pasa en otros sectores que deben usar la factura electrónica en los próximos meses, siguiendo el calendario de Hacienda, según varios proveedores de servicios de facturación electrónica, los colegios de contadores públicos y privados y varias firmas de consultoría.

Será una prueba de fuego para todos, ya avisados desde tiempo atrás: hace tres años Hacienda anunció los requerimientos que tendría la factura electrónica; en el 2016 adjudicó a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH) el desarrolló del sistema; y en el 2017 inició su operación con algunos grandes contribuyentes. La Dirección General de Tributación (DGT), además, ha insistido que la obligatoriedad es por etapas y que informa seis meses antes la fecha de ingreso al proceso para cada sector.

Aún así la confusión no es menor. «Las disposiciones son generales y hay mucha incertidumbre», afirmó Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.

Eso retrasó la preparación de las empresas. «No todas las empresas se encuentran preparadas para iniciar la facturación electrónica», afirmó José Mejía, consultor tributario del Facio & Cañas.

La paulatina incorporación de cinco sectores entre enero y mayo próximos también pondrá a prueba la capacidad del sistema de Hacienda. En el camino se vieron algunos problemas técnicos (propias de todo sistema nuevo) y administrativos (como la lentitud para resolver los problemas para operaciones en dólares y exportación, entre otros). Tampoco se disiparon las dudas sobre si la plataforma tiene capacidad suficiente (véase recuadro: «Lo que salta a la vista»).

El Ministerio niega inconsistencias, problemas en la validación de los documentos o limitantes de la plataforma. «De momento no existe ningún problema de capacidad en el sistema», respondió Minor Arias, funcionario de la DGT encargado del proyecto de factura electrónica.

No son las dificultades técnicas lo que más preocupa, sino la apertura de Hacienda y de Tributación para escuchar las inquietudes. «Nuestra recomendación a la DGT ha sido mantener ‘línea abierta’ con los contribuyentes, escuchar sus dificultades y, cuando sea necesario, flexibilizar el sistema para adaptarse a las situaciones particulares del comercio», recalcó Guillermo Leandro, socio de impuestos de EY.

Las dificultades y los aciertos de los profesionales, de las empresas y de las institucionales muestran los retos ante el momento definitivo de un cambio impulsado por la tecnología. «Esto es un ejemplo de transformación digital», dijo Roylin Castrillo, supervisor de asesoría y análisis digital de la firma PwC.

No lo deje para lo último

La factura electrónica implica un cambio que va más allá de emitir un documento en un sistema digital propio, instalado o en la nube, pues podría implicar alteraciones en la forma de operar.

«Este canal electrónico representa además la transformación de la rutina de facturación que realizaba la empresa», advirtió Guillermo Méndez, director de cumplimiento fiscal de la práctica de impuestos de KPMG Costa Rica.

Se llegan a presentar inconvenientes simples, como que el texto para el detalle de una venta que dispone el sistema de la empresa sea mayor al permitido por el de la DGT. Un ajuste como ese puede ser oneroso. Otros pueden tener más impacto.

«En nuestra experiencia en varios países vemos que en todos los procesos de obligatoriedad se van dando situaciones que no se pueden anticipar», dijo Sergio Chaverri, socio fundador de Gosocket, una de las firmas proveedoras de sistemas de facturación.

La preparación de la mayoría de pequeñas y medianas empresas y personas físicas con actividades lucrativas, por la diferencia de recursos y de manejo de la información, también preocupa. Muchos carecen incluso de los datos básicos (como el código de contribuyente) requeridos para configurar los servicios de facturación.

Se recomienda para los contribuyentes, incluso para los que aún no han sido notificados, iniciar la implementación de la factura electrónica y preparar un cronograma de actividades. La DGT recalca que no se han aprobado prórrogas.

Además, es necesario revisar la operación y los escenarios que se pueden enfrentar para determinar la solución que conviene, ojalá con la asesoría del contador o de especialistas en impuestos, tecnología y procesos. «Cada contribuyente debe hacer su análisis interno», dijo Carla Coghi, socia de impuestos y legal de Deloitte.

Otra tarea es cuidar la selección del proveedor de la solución de facturación, pues este debe garantizar la integración con los sistemas de Hacienda, los ajustes del sistema a la operación, los respaldos y el almacenamiento de la información, la posibilidad de obtener los datos si se quiere cambiar de proveedor, la garantía de la continuidad, seguridad y confidencialidad del servicio.

El Ministerio de Hacienda habría desarrollado una herramienta que sería gratuita, pero la entidad no ha brindado la información sobre cuándo estaría disponible, los requerimientos y el acceso.

Es necesario también analizar los costos y los ahorros que se obtendrán (por ejemplo, en mensajería para enviar una factura o en impresión), el momento en que deben iniciar con la factura electrónica si tiene varias actividades (cuando ingresan por una deben usarla para todas las operaciones) y tener claro que no se puede evadir la responsabilidad.